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Cómo elegir Software MIP sin morir en el intento

December 7, 2022
15 min
Hoy en día el uso de software permea nuestra vida en diversos frentes. Ya sea en el trabajo, en el los estudios o en el entretenimiento, el Software forma parte de nuestro día a día. Hablando del trabajo, todos sabemos que si nuestro negocio es percibido como uno más del montón los clientes eligen al proveedor que sea un centavo más económico. Eso es caer en ser un commodity más.

Hoy en día el uso de software permea nuestra vida en diversos frentes. Ya sea en el trabajo, en el los estudios o en el entretenimiento, el Software forma parte de nuestro día a día. Hablando del trabajo, todos sabemos que si nuestro negocio es percibido como uno más del montón los clientes eligen al proveedor que sea un centavo más económico. Eso es caer en ser un commodity más.

Entonces si ya estamos usando Software para tantos frentes de nuestra vida ¿por qué no incorporarlo a nuestro negocio?

La decisión de dar el paso a la transformación digital MIP tiene grandes desafíos. Pero repasemos antes el concepto del MIP:

El manejo integrado de plagas (MIP) consiste en la cuidadosa consideración de todas las técnicas disponibles para combatir las plagas y la posterior integración de medidas apropiadas que disminuyen el desarrollo de poblaciones de plagas. El MIP combina estrategias y prácticas (culturales) específicas de gestión biológica, química, física y agrícola para producir cultivos sanos y minimizar la utilización de plaguicidas, mitigando o reduciendo al mínimo los riesgos que plantean estos productos para la salud humana y el medio ambiente.

Esto quiere decir, que necesitas saber qué medir, cómo medirlo y cómo evaluar que el plan desplegado está dando los resultados esperados. Es poder demostrar tangiblemente que se está desarrollando una labor o desplegando una estrategia que permita controlar la población y disminuir sus posibilidades de desarrollo.

No hace mucho, desde Rupipest realizamos una conferencia revisando la interesante conjunción entre el MIP y la tecnología. Este tema fue de mucho interés debido a que uno no puede saber si lo que está haciendo no tiene contra qué compararlo (AS-IS vs TO-BE) , o si no se tiene una forma fidedigna de evaluar los resultados.

Felizmente la tecnología está para poder documentar, analizar y compartir con tus clientes esta información. El siguiente post es un resumen de una conferencia que dimos a principios del 2022.

Puedes verla completa en Youtube haciendo clic aquí.

En este post voy a listar los puntos, a mi criterio, más importantes.

Define tu contexto

¿Cuál es tu especialidad? ¿En qué realmente es bueno tu negocio?

Esta es una pregunta vital de responder, algunas veces me dicen que empresas de alimentos, otras comercios y restaurantes a veces también escucho casa/habitación.

Son respuestas totalmente válidas ¿Sabes cuándo es una mala respuesta?

Cuando escucho que me dicen "Me especializo en todo".

Esto es un indicador de que realmente (vamos 99% de los casos) no tienes un público ideal.

Que no tienes una estrategia clara para ganarte ese mercado, excepto la de vender mucho y a quien sea.

Lo importante, es reconocer el diferenciador de tu negocio. Aquello que puedes ofrecer que la competencia no.

Conoce tu negocio y conocerás el universo. Rupi-sócrates.

¿Por qué esto es importante? por un tema muy sencillo. Tus objetivos y estrategias deben estar articuladas y ser coherentes.

No es lo mismo presentar un informe de calidad en una cuenta auditable, que entregar un recibo de un hogar.

Cada nicho tiene sus propias expectativas, problemas, presupuestos, umbrales de aceptación.

Es por eso que entender nuestro contexto (cómo estamos y a dónde queremos llegar) es el primer paso.

Define tu necesidad

Ya que estamos hablando de un Software para el negocio MIP, la decisión debe partir por una necesidad identificada.

para cada tarea, elige la mejor herramienta posible

Si piensas conseguir Software solo porque todos los están haciendo, no estás teniendo un base muy sólida.

En el negocio, el Software es una solución, una herramienta. Es por eso que uno consigue una herramienta para una tarea, una solución para un problema.

En la conferencia pongo varios ejemplos de necesidad de un Software:

·        Operaciones

·        Prospección

·        Seguimiento de ventas

·        Manejo de inventarios

·        Gestión documentaria

·        Informes

·        Etc,etc…

Esto es importante, porque para una necesidad concreta se debe buscar la mejor solución.

Pongo por ejemplo el Software Rupipest, nosotros tenemos especialidad en las Operaciones MIP aunque tengamos otros módulos complementarios.

A veces me ha tocado entrevistarme con dueños de negocios que ya tienen por ejemplo un CRM muy bueno (HubSpot) y entonces les recomiendo que lo sigan utilizando como punto principal de CRM y que nuestro módulo se integre a su información.

Esto es completamente normal y esperado, porque HubSpot nunca desarrollará un módulo de operaciones de control de plagas ya que no es su especialidad.

Análisis de Costo Beneficio

Este capítulo siempre es clave para evaluar inversiones, viabilidad de proyectos y generalmente un análisis que respalde el visto bueno (o la negativa) de desembolsar un capital.

Usualmente este análisis viene después de identificar qué frente necesitamos mejorar (la necesidad) y qué puedo conseguir con esa mejora, o dicho de otra forma, cómo ese beneficio me acerca mi objetivo.

Para sorpresa de nadie, tiene dos componentes a analizar.

Costo ¿Cómo lo estás calculando?

Es importante aislar el proceso que quieras analizar a fin de determinar claramente todos los costos imputables y gastos distribuibles. Este proceso debe nacer de la necesidad que hayas identificado en tu negocio.

Conocer los costos, aunque sea un aproximado aceptable, es la piedra angular de todo el análisis.

Hay que cuidarse de una trampa común que es la falacia de los costos hundidos, un término utilizado por los economistas para describir el comportamiento de una persona que sigue intentando recuperar lo perdido, aunque no sea racional.

O en un lenguaje más coloquial, no llorar por la leche derramada.

si ya sucedió, sucedió.

Entonces ¿Por qué nos debemos preocupar por cuanto me cuesta actualmente (AS-IS) mi actividad manual?

Porque no podremos dimensionar adecuadamente el beneficio de implementar tecnología. Me explico, si el uso del Software me permitirá ahorrar 90% de tiempo en actividades manuales ¿Me basta eso para saber si debo tomar la decisión?

Claramente no, porque me falta media fórmula, que es si ese 90% de ahorro compensa el costo de implementar y mantener el software.

Como siempre digo, las mejores decisiones se toman basándonos en datos. Si conocemos la mitad de la ecuación, vamos a estar haciendo un disparo en la oscuridad a ver si atinamos.

Analiza Objetivamente

Un primer cruce de caminos es determinar si es que el Software que necesitamos (Análisis de Contexto + Necesidades) y que tiene un punto de equilibrio mínimo (Análisis de Costo - Beneficio), vamos a desarrollarlo internamente o si buscamos contratar a una empresa para que haga ello.

In-house: desarrollo realizado por la propia empresa a través de personal contratado expresamente para llevar a cabo el software.

Tercero: desarrollo realizado por una empresa ajena quien se encarga de ejecutar de la mejor forma posible el alcance acordado para un presupuesto dado y en las fechas pactadas.

separando el trigo de la paja

Algo vital es detenernos a preguntar ¿Nos dedicas al desarrollo de software? Si no, deberías destinar los recursos empresariales a la línea de negocio de tu especialidad, en tu caso, al giro de Manejo Integrado de Plagas.

Buscando un tercero para Software

Hoy en día hay dos modelos bastante populares cuando uno busca incorporar Software a su negocio, estos son:

Desarrollo a la medida: iniciativa por en la cual se busca crear un software basándose en las necesidades proporcionadas por el cliente. Esto se maneja a través de proyectos de desarrollo.  

Software como Servicio (SaaS en inglés): nueva tendencia (relativamente hablando) de ofrecer un software especializado a través de un licenciamiento(anual, mensual, etc).Este enfoque prioriza la agilidad de despliegue y uso cotidiano. También, busca que la escalabilidad sea lo más ligera posible.

encontrando la luz al final del túnel

¿Te acuerdas en el apartado anterior sobre el tema de los costos? Si tu proveedor no es transparente con los precios vas a tener un problema ya que cada vez que quieras incorporar un nuevo usuario, utilizar otra funcionalidad o disponer de más recursos, puede que ni siquiera llegues al punto de equilibrio en tu análisis costo-beneficio.

Por eso es tremendamente importante tener todos los costos en blanco y negro, para poder tomar una decisión informada.

Para sorpresa de ninguno, mi recomendación es la siguiente:

la gran mayoría de las ocasiones el buscar un SaaS permite despegar rápidamente la transformación digital.

Ya puedo escuchar tus pensamientos de "Freddy pero esto lo estas poniendo porque Rupipest es un Software como servicio y etc etc".

Déjame decirte, querido PCO que yo no me dedicaría al SaaS, ni lo recomendaría sabiendo que no es la mejor alternativa ;)

Otros criterios importantes a evaluar

Si bien con lo anterior que has leído debes tener ya una base sólida para seguir con tu proceso de evaluación, a continuación te dejo otros aspectos que debes considerar en tu plan de transformación digital.

Ya sea que te animes con nosotros, o con cualquier otro proveedor de tu preferencia, no pierdas de vista estos puntos.

SLA: service level agreement

En la teoría, el SLA es un acuerdo de nivel de servicio, pactado entre un proveedor de servicio y su cliente con objeto de fijar el nivel acordado para la calidad de dicho servicio. Usualmente le compromiso más notorio es el tiempo de respuesta máximo ante un incidente (de acuerdo a tipificaciones y demás colores & sabores del contrato).

En la práctica, muchas veces es un dolor de cabeza porque usualmente (más de lo que te puedes imaginar) si el SLA que firmaste dice quince días...esto significa que en quince días tienes una respuesta, que puede ser o no resolutoria del conflicto.

Aunque esto sea correcto, sé honesto contigo mismo.... ¿Realmente en un software de misión crítica, o sea para tus operaciones, puede esperar tanto tiempo una incidencia?

reacción promedio ante errores de sistema sin pronta respuesta

Pro-tip: ve más allá de lo escrito y céntrate en el verdadero trato ante incidentes y consultas.

Facilidad y Sencillez

Esto es algo que muchas veces pensamos que estamos evaluando pero realmente pasamos por alto. Tiene que ver mucho con la curva de aprendizaje y cuánto tiempo en promedio mi equipo de trabajo tarda en acostumbrarse al uso del Software.

¿Cuándo fue la última vez que te sentiste así, lleno de botones y mediciones que no sabes por dónde empezar?

Es porque difícilmente vamos a poder saber si es que el Software es fácil al momento de utilizarlo.

Algo con lo que, en lo personal, no estoy de acuerdo es en el uso de pruebas gratis de periodos irrisoriamente cortos. Una vez me pareció que a uno de mis prospectos le habían ofrecido tres días de prueba gratis.

Sincérate contigo mismo ¿En setenta y dos horas vas a poder aprender a usar una plataforma razonablemente bien como para poder determinar si es fácil de usar?

No olvidemos que estamos hablando de un sistema para un negocio, no de un app de entretenimiento como el TikTok.

Como para ponerte a reflexionar, pregúntate lo siguiente:

·        ¿Qué tan fácil es acoplar mi empresa al software?

·        ¿Qué tan sencillo es de replicar el conocimiento a mi equipo?

·        ¿Cuánto tiempo me está tomando despegar con el sistema? te sorprendería saber las historias de terror de algunos prospectos que llegaron luego de tener otro proveedor más de 15 meses sin aún poder utilizarlo de manera adecuada.

Acompañamiento

Una cosa es el soporte/garantía, que es aplicable ante fallos de la herramienta o comportamientos irregulares.

Y otra es el acompañamiento ante consultas, inquietudes o dudas.

Algo que debes determinar es que tanto puedes contar con tu proveedor para poder atender las consultas tuyas y de tu equipo.

¿Tu proveedor está realmente ahí para apoyarte?

Te dejo algunas preguntas para que las medites cuando evalúes a tus opciones de proveedores:

·        ¿El proveedor me apoya en la enseñanza?

·        ¿Mi licencia cubre capacitación?

·        ¿Tengo material de apoyo?

·        ¿Tengo, al menos, un canal de consultas?

Garantía

Esto debe responder a la gran incógnita de "¿Qué pasa si algo se descompone?" .

Todos los Softwares son susceptibles a tener un evento inesperado de error, o alguna casuística que nunca se contemplo y por ende provoca un comportamiento errático.

Esto es lo que comúnmente en el medio le llamamos Bugs. Si a las grandes empresas de Softwares con presupuestos multimillonarios para calidad y pruebas les sucede, con mucha mayor razón a otros sistemas.

Lo que quiero decir es que es imposible afirmar que un sistema nunca va a fallar, siempre existe la eventualidad de que suceda.

Es de vital importancia saber qué va a pasar cuando se presente el error, una parte importante va a depender del SLA y otra va a estar compuesta de al menos estos criterios:

•      Canales de atención

•      Determinación de fallo o nueva funcionalidad

•      Velocidad de la solución

•      Efectividad de la solución

oso peresozo
esperemos que tu soporte sea más veloz que nuestro amigo Flash

Seguridad

Las políticas de seguridad deben salvaguardar uno de tus activos más importantes: tu información

Tiene muchos frentes, voy a tratar de cubrir los más comunes:

•      Respaldos: ¿tu información esta asegurada?

•      Disponibilidad: ¿tu información es accesible por quien pueda y deba acceder?

•      Tratamiento de datos: ¿tu información es compartida con terceros?

•      Auditabilidad: ¿tu información generada día con día es rastreable o hay puntos ciegos?

•      Incorruptibilidad: ¿tu información puede ser modificada sin tu conocimiento y sin posibilidad de rastreo?

Innovación y evolución constante

La tecnología que no evoluciona se vuelva obsoleta muy rápidamente. Es por eso que cuando evalúes a un proveedor debes considerar lo siguiente:

¡siempre en movimiento!

•       Ciclos de mejoras: ¿cada cuanto tiempo hay algo que corrige y optimiza lo que ya se ofrecía?

•       Ciclos de nuevas funcionalidades: ¿cada cuanto tiempo hay algo totalmente nuevo?

•       Utilidad de las funcionalidades: las actualizaciones que se liberan ¿Realmente son útiles para mi día a día?

Debes prestar mucha atención también a las políticas del proveedor sobre estas actualizaciones. Si es que nacen de una necesidad de los usuarios, si es que van a ser cobradas y de ser así es un único pago o es una licencia recurrente extra.

Y hasta aquí llega el post de hoy, que ha sido bastante largo. Si pudiera resumirlo para que te lleves algo de bolsillo, te diría que:

Uno toma siempre mejores decisiones cuanto mejor información disponga en ese momento, pero hay que tener cuidado de no caer en a parálisis por decisión que es pasarnos toda la vida pensando sin dar el salto.

¡Hasta una nueva publicación!

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